The complaint and request letter skeleton, fully adaptable
A complete French template with bracketed slots, plus paragraph-by-paragraph guidance you can reuse in the exam.
Complaint and request letters share one skeleton: state the facts, explain the problem, make a clear demand, and close politely. Learn the skeleton once and you can adapt it to almost any prompt — a faulty product, a booking error, a request for information — by swapping the bracketed slots. The structure is what earns the marks; the details just fill it.
The full adaptable template
Salutation and opening
Madame, Monsieur, Je me permets de vous écrire au sujet de [le produit / le service / la commande n° ...] que [j'ai acheté / j'ai réservé] le [date] auprès de [votre établissement / votre site].
Paragraph 1 — the facts
En effet, [décrivez précisément ce qui s'est passé : le produit est arrivé endommagé / la prestation ne correspond pas à l'annonce / j'attends toujours ma livraison]. [Ajoutez un détail vérifiable : date, montant, numéro de référence].
Paragraph 2 — the problem and its impact
Cette situation est d'autant plus regrettable que [expliquez la conséquence : cela m'a causé un désagrément important / j'avais besoin de ce service pour une date précise]. Malgré [ma première démarche / mon appel du (date)], aucune solution ne m'a été proposée.
Paragraph 3 — the clear request
C'est pourquoi je vous demande de bien vouloir [le remboursement intégral / le remplacement du produit / une réponse écrite] dans les meilleurs délais.
Closing
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Prénom NOM]
Guidance per paragraph
What each paragraph must do
- Opening: name the object and anchor it with a date or reference number.
- Facts: describe neutrally what happened — no adjectives of anger yet.
- Impact: explain why it matters, which justifies your request.
- Request: state exactly one clear, reasonable outcome you want.
- Closing: keep it firmly polite; anger loses points, not gains them.
C'est pourquoi je vous demande de bien vouloir procéder au remboursement intégral de ma commande dans les meilleurs délais.Cette situation est d'autant plus regrettable que j'avais besoin de cet appareil avant mon déménagement.Original ScoreRoute lesson — written for TEF Canada / TCF Canada preparation.
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